Nie każdy wskaźnik trzeba ciągnąć na siłę – jak legalnie obniżyć wskaźnik rezultatu i nie stracić dofinansowania

Realizując projekt dotacyjny, dość często okazuje się, że część zadeklarowanych we wniosku wskaźników rezultatu jest trudna do osiągnięcia albo po prostu droga w realizacji. Odruchowo większość firm próbuje wtedy dociągnąć wskaźnik za wszelką cenę, bo tak zapisano w umowie. Tymczasem to nie zawsze jest konieczne – a czasem wręcz nieopłacalne. Jeśli projekt i tak zdobył wystarczającą liczbę punktów, żeby otrzymać dofinansowanie, część wskaźników można legalnie obniżyć w trakcie realizacji, zamiast ponosić niepotrzebne koszty i zobowiązania.

Skąd biorą się wskaźniki, których nie warto ciągnąć na siłę

Pisząc wniosek, firmy często deklarują wskaźniki ambitniej, niż wynika to z realnych potrzeb – bo dodatkowy wskaźnik oznacza dodatkowe punkty w ocenie, a więc większą szansę na dofinansowanie. Typowe przykłady to wzrost zatrudnienia o określoną liczbę etatów, zapewnienie pełnej dostępności strony internetowej dla osób z niepełnosprawnościami czy wdrożenie dodatkowych funkcjonalności, za które przyznano punkty premiujące. Z perspektywy wniosku to były racjonalne decyzje. Z perspektywy realizacji projektu, kilkanaście czy kilkadziesiąt miesięcy później, część z nich potrafi być nieproporcjonalnie droga albo trudna do utrzymania własnymi zasobami kadrowymi.

Punktacja ma margines – nie każdy punkt trzeba wykorzystać do końca

Każdy nabór ma próg punktowy, od którego zaczyna się przyznawanie dofinansowania, oraz listę rankingową projektów uszeregowanych od najlepiej do najgorzej ocenionych. Jeśli projekt zajął miejsce wyraźnie powyżej progu odcięcia, oznacza to, że zdobył więcej punktów, niż było faktycznie potrzebne do uzyskania środków. W takiej sytuacji obniżenie jednego wskaźnika – i związanej z nim punktacji – wcale nie musi oznaczać utraty dofinansowania. Kluczowe jest sprawdzenie, ile punktów miał najniżej oceniony projekt, który jeszcze dostał dotację, i jaki margines bezpieczeństwa daje to naszemu wynikowi.

Jak wygląda wniosek o zmianę wskaźnika

Zmiana wskaźnika rezultatu w trakcie realizacji projektu wymaga formalnego wystąpienia do jednostki prowadzącej nabór, zwykle w formie wniosku o zmianę w projekcie albo aneksu do umowy o dofinansowanie. Trzeba w nim jasno uzasadnić, dlaczego dany wskaźnik jest trudny lub nieopłacalny do zrealizowania, oraz wskazać, że projekt nadal mieści się w progu punktowym kwalifikującym do wsparcia po przeliczeniu punktacji bez tego wskaźnika. Instytucja weryfikuje to, przeliczając wynik od nowa – i albo wyraża zgodę, albo odmawia, jeśli obniżenie wskaźnika zagrażałoby uzyskaniu dofinansowania.

Czy instytucja może odmówić

Tak, i to ona podejmuje ostateczną decyzję – żadna zmiana wskaźnika nie jest automatyczna ani gwarantowana. W praktyce jednak, przy dobrze uzasadnionym wniosku i wyraźnym marginesie punktowym, instytucje zwykle wyrażają zgodę na obniżenie wskaźnika, który nie zagraża wynikowi konkursu. Trudno tu mówić o pewności, bo każda instytucja i każdy nabór rządzą się swoimi zasadami, ale racjonalna argumentacja poparta wyliczeniem punktowym znacząco zwiększa szansę na pozytywną odpowiedź.

Co to daje firmie

Obniżenie zbędnego wskaźnika rezultatu to przede wszystkim mniejsze zobowiązania wynikające z umowy o dofinansowanie, a więc niższe koszty funkcjonowania firmy w okresie realizacji i trwałości projektu. Jeśli na przykład wskaźnik zatrudnienia był wyższy, niż wymaga tego bieżąca skala działalności, jego obniżenie oznacza brak konieczności utrzymywania dodatkowych etatów tylko po to, żeby formalnie spełnić zapis w umowie. To samo dotyczy kosztownych funkcjonalności czy usług, które zostały zadeklarowane głównie z myślą o punktacji, a nie o realnej potrzebie biznesowej.

Do tej pory nie spotkałem się z sytuacją, w której dobrze uzasadniony wniosek o obniżenie wskaźnika – przy wyraźnym marginesie punktowym – spotkał się z odmową instytucji. To jedno z tych działań, w których doświadczenie firmy obecnej na rynku dotacji od lat naprawdę się przekłada na konkretne oszczędności klienta. Można oczywiście próbować samodzielnie, ale znajomość tego, jak dana instytucja liczy punkty i jak formułować takie wnioski, zwykle decyduje o wyniku.